11
Mai
2020

Arbeitsrecht: Home-Office wegen Corona – Wer trägt die Kosten?

Im Zuge der Corona-Pandemie haben zahlreiche Arbeitgeber ihre Mitarbeiter an den heimischen Schreibtisch geschickt. Nachdem dieser Zustand nun schon länger andauert, stellt sich die Frage, wer für die etwaigen Zusatzkosten, zum Beispiel den erhöhten Stromverbrauch und zusätzliche Arbeitsmittel, aufkommt.

Grundsatz: Kosten für Arbeitsplatz trägt Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeiter einen Arbeitsplatz sowie die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Arbeitet ein Mitarbeiter dauerhaft von zu Hause und hat er keinen betrieblichen Arbeitsplatz, so muss der Arbeitgeber die Kosten für die Nutzung des Wohnraums und den Erwerb entsprechender Arbeitsmittel tragen. Nicht vorab vereinbarte Aufwendungen müssen Arbeitgeber aber nur übernehmen, wenn der Mitarbeiter die Kosten für erforderlich halten durfte und sie im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers liegen. Das kann etwa die Anschaffung einer Büroeinrichtung, des IT-Equipments, anteilige Miet-, Strom- und Heizkosten sowie Kosten für den Internetanschluss betreffen.

Die Kosten können grundsätzlich mit dem Arbeitsentgelt oder durch zusätzliche Pauschalen abgegolten werden. Hierzu bedarf es einer entsprechenden Vereinbarung. Die Abgeltung mit dem Arbeitsentgelt ist dabei nur zulässig, wenn die entsprechenden Kosten benannt werden (Transparenzgebot) und gegenüber dem Arbeitsentgelt gering ausfallen (Angemessenheit). Bei gut bezahlten Mitarbeitern dürfte man hingegen von einer Abgeltung solcher Kosten mit dem Arbeitsentgelt auch ohne vertragliche Vereinbarung ausgehen.

Was gilt, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter (für begrenzte Zeit) ins Home Office schickt?

Verfügt der Mitarbeiter nicht über einen privaten oder dienstlichen PC, den er im Home-Office nutzen kann, hat der Arbeitgeber für eine entsprechende Anschaffung aufzukommen. Insofern dürfte aber nicht ohne weiteres der Kauf eines fabrikneuen Laptops notwendig sein. Aufgrund des vorübergehenden Charakters der Corona-Pandemie reicht eine kostengünstigere Anschaffung von gebrauchten Arbeitsmitteln oder gar das Mieten bzw. Leasen aus. Gleiches gilt für eine etwaige notwendige Büroeinrichtung, die sowieso nur angeschafft werden sollte, wenn die vorhandenen Sitzmöglichkeiten den arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben eklatant widersprechen.

Die Übernahme der anteiligen Wohnungsmiete scheidet aus. Das Home-Office führt zu keinen Mehrkosten oder dazu, dass ein Teil der Wohnungsmiete „dienstlich aufgewendet“ wird. Denn in Zeiten von mobilen Endgeräten kann der Mitarbeiter seine Wohnung gleichermaßen nutzen wie ohne beziehungsweise vor dem Home-Office.

Internet- und Telefonanschluss werden zumeist gegen eine Pauschale angeboten, sodass dem Mitarbeiter keine zusätzlichen Kosten entstehen und der Arbeitgeber sich nicht daran beteiligen muss. Weitere Kosten wie Strom- und Heizkosten könnten zwar anteilig hinsichtlich der Größe des Arbeitsplatzes und der Dauer der Home-Office Tätigkeit berechnet werden. Im Einzelnen wird ein Nachweis dieser (sowieso geringen) Kosten aber kaum gelingen.

Vereinbarung zur Kostentragung vermeidet Streit

Als Folge des unklaren Erstattungsumfangs und zur Vermeidung von Streitigkeiten ist es ratsam, eine vertragliche Regelung mit dem Mitarbeiter zu treffen. Diese kann auch noch nachträglich für die Zeit des pandemiebedingten Einsatzes im Home-Office erfolgen.

Da die gesamten Kosten für das vorübergehende Home-Office regelmäßig überschaubar sind, können die Abgeltung mit dem Arbeitsentgelt oder entsprechende Pauschalen vereinbart werden.

Andernfalls sollte eine solche Regelung die Arbeitsmittel, wie zum Beispiel IT-Equipment, für eine einmalige Anschaffung  bestimmen und die Erstattung nur gegen Vorlage des Kaufbeleges vorsehen. Für sonstige laufende Kosten, die im Rahmen der Home-Office Tätigkeit entstehen und übernommen werden sollen, empfiehlt sich eine Kostenpauschale, die bspw. die Abgeltung von anteiligen Miet-, Strom- und Heizkosten vorsieht (50 Euro monatlich sollten dabei ausreichen).

Ausblick: Home-Office bald steuerlich absetzbar?

Nach aktueller Rechtslage sind Kosten im Home-Office nur steuerlich absetzbar, wenn der Arbeitnehmer über ein separates Arbeitszimmer verfügt. Nunmehr fordert der Bund der Steuerzahler in Bayern und die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V., dass die Regelungen zu heimischen Arbeitsplätzen während der Corona-Pandemie angepasst werden. Für die etwaige spätere steuerliche Geltendmachung wird dort geraten, sich die Dauer der Home-Office Tätigkeit vom Arbeitgeber bescheinigen zu lassen und sämtliche Kostenbelege aufzubewahren.

Fazit

Da Mitarbeiter wegen der Corona-Pandemie nur vorübergehend im Home-Office arbeiten, steht ihnen regelmäßig kein Anspruch auf Übernahme von Kosten zu. Die Kostenübernahme im Rahmen von Arbeitsverhältnissen mit gut bezahlten Mitarbeitern dürfte ohnehin nicht gerechtfertigt sein, da derartige Kosten bereits mit dem Arbeitsentgelt abgegolten sind.

Dennoch ist eine vertragliche Vereinbarung sinnvoll. Bisher ist unklar, wie lange die Corona-Pandemie tatsächlich andauern bzw. ob und wie häufig eine Rückverlagerung ins Home-Office erfolgen wird – beispielsweise aufgrund von Quarantänemaßnahmen durch Kontakt mit einem Infizierten oder aufgrund von behördlichen Anordnungen. Weiterhin dürften mit fortgeschrittener Zeit auch die Solidarität der Mitarbeiter mit dem Arbeitgeber und die Bereitschaft, Kosten selbst zu tragen, sinken. Eine klare vertragliche Regelung zu der Kostentragung vermeidet daher Streitigkeiten.