31
Jan
2018
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Arbeiten 4.0 – Part 1: Digitalisierung verändert Arbeit

Durch den digitalen und gesellschaftlichen Wandel werden klassische Arbeitsmodelle, wie Innen- und Außendienst oder die Bindung an das Firmengelände, durch neue, flexible Arbeitsmodelle abgelöst. Die Digitalisierung macht eine Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort möglich. Agiles, mobiles Arbeiten und Desk-Sharing rücken mehr und mehr in den Fokus. Gerne geben wir Ihnen im Rahmen unseres HL-Unternehmensblogs jeden Monat Informationen hierzu, damit Ihr Unternehmen arbeitsrechtlich gut aufgestellt ist.

Neue Arbeitsmodelle

Agile Teams setzen sich immer wieder neu zusammen und es gibt keinen klassischen hierarchischen Aufbau. Agile Teams organisieren sich selbst. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden – Scrum, Kanban und Xtreme sind nur einige. Bei den Methoden stellen sich Fragen nach der Beteiligung des Betriebsrats. U.a. klassische Beteiligungsrechte des Betriebsrats (z.B. bei der Versetzung) passen nicht immer zum agilen Arbeiten. Denn wegen der direkten Beteiligung der Arbeitnehmer und der Flexibilität von agilem Arbeiten erscheint ein Mitbestimmungsrecht insbesondere bei Versetzungen nicht mehr sachgerecht. In bestimmten Bereichen, wie dem Gesundheitsschutz, passt hingegen die Beteiligung des Betriebsrats auch in die durch Digitalisierung veränderte Arbeitswelt. Die Schwerpunkte verschieben sich dort immer mehr auf etwaige psychische Belastungen.

Eine weitere Form der Flexibilisierung von Arbeit stellt mobiles Arbeiten dar. Arbeitnehmer können von überall zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Möglich macht das die moderne Technik: Mobiltelefon, Computer/Laptop, Tablet. Zum mobilen Arbeiten gehört auch die Arbeit im Home Office. Arbeitnehmer können/müssen – gelegentlich, regelmäßig oder an bestimmten Tagen/zu bestimmten Zeiten – von zu Hause oder eben von unterwegs arbeiten.

Arbeitnehmer werden – je nach Aufgabe – am geeignetsten Arbeitsplatz tätig. Arbeitsplätze werden nicht mehr einzelnen Arbeitnehmern zugeordnet, sondern Arbeitnehmer teilen sich einen Arbeitsplatz (Desk-Sharing). Dadurch passt sich nicht die Arbeitsaufgabe dem Arbeitsplatz an, sondern der Arbeitsplatz der Arbeitsaufgabe. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf seinen Arbeitsplatz. Arbeitgeber haben die unternehmerische Freiheit, die Arbeitsplätze nach Belieben zu strukturieren. Viele lagern Arbeitsplätze auch aus (sog. Coworking-Spaces). Arbeitgeber können damit viel Geld sparen – gerade in den Boom-Metropolen dieser Welt.

Chancen und Risiken

Viele Arbeitnehmer wünschen sich mobiles Arbeiten, weil sie Arbeits- und Privatleben so optimal kombinieren können (Work-Life-Blend). Arbeitnehmer sparen dadurch Zeit (kein Pendeln mehr). Neben den genannten Vorteilen kann Home Office auch Nachteile mit sich bringen. Durch das mobile Arbeiten kommt es zunehmend zu einer Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben. Eine Arbeit und Austausch im Team findet nicht in gleicherweise wie bei klassischen Arbeitsmodellen statt. Arbeitnehmer müssen auch erst einmal lernen, die Möglichkeiten der modernen Kommunikation voll auszuschöpfen.

Für den Arbeitgeber bietet mobile Arbeit eine Option, Kosten für Parkplätze, Job Tickets, Büromiete etc. zu sparen. Die Kommunikation wird unkomplizierter und es ergibt sich weniger Administrationsaufwand. Durch die Etablierung von mobilen Arbeitsformen sind Arbeitgeber für Arbeitnehmer attraktiver. Bei der Umsetzung mobiler Arbeit sind die rechtlichen Anforderungen zu beachten. Eine agile wie auch mobile Arbeitsform passt nicht für alle Unternehmen/Unternehmensbereiche.

Auch agiles Arbeiten bietet nicht nur Vorteile. Durch das Fehlen klarer Hierarchien können sich Arbeitnehmer etwa für bestimmte Aufgaben nicht mehr zuständig fühlen oder die Form des agilen Arbeitens fügt sich in die bestehenden Unternehmensstrukturen schlecht ein.

Bei der Planung neuer, flexibler Arbeitsformen sind die Vorteile und Risiken zu beachten. Empfehlenswert kann es sein, Testballons durch ein Pilotprojekt vor einer unternehmensweiten Einführung zu nutzen, um tatsächlich passgenaue Lösungen für das jeweilige Unternehmen zu finden.

Kein gesetzlicher Anspruch

Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf mobiles Arbeiten/ Home Office. Im Gegensatz zu den Niederladen gibt es keine gesetzliche Regelung, die ein Recht auf Home Office, mobiles oder agiles Arbeiten einräumt. Bei der Planung und Umsetzung von agilem, mobilem Arbeiten oder Desk-Sharing sind Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Daten- und Arbeitsschutz

Arbeitgeber sind für den Datenschutz verantwortlich. Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmer bzgl. der aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterweisen und die Arbeitnehmer auf das Datengeheimnis verpflichten. Die Anforderungen an Unternehmen und Haftungsrisiken bei Datenverstößen werden durch die EU-DSGVO und das BDSG-neu verschärft. Mit der zunehmenden Mobilität steigt die Gefahr von Datenverlust/-diebstahl (z.B. Laptop am Flughafen vergessen). Entsprechende Betriebsvereinbarungen/Policies zum Einsatz von mobilen Geräten können Arbeitnehmer sensibilisieren.

Arbeitgeber tragen auch bei agilem oder mobilem Arbeiten sowie beim Desk-Sharing die Verantwortung für den Arbeitsschutz (Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Unfallverhütung). Er kann diese nur mittelbar auf den Arbeitnehmer übertragen. Das Arbeitszeitgesetz passt beim mobilen Arbeiten oft nicht, aber muss trotzdem beachtet werden.

Unfallversicherung

Wer zu Hause arbeitet, trägt ein höheres Risiko im Falle eines Unfalls. Die gesetzliche Unfallversicherung umfasst nur Aktivitäten im unmittelbaren Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit. Nicht erfasst ist daher der Gang in die Wohnungsküche, um Kaffee zu holen. Daneben haftet der Arbeitnehmer beim mobilen Arbeiten genauso wie im Betrieb – nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit voll, anteilig bei mittlerer Fahrlässigkeit und nicht bei leichter Fahrlässigkeit.

Kosten

Grundsätzlich tragen Arbeitgeber die Kosten für mobiles Arbeiten/Home Office. Ausnahmen sind jedoch möglich. Arbeitgeber können von solchen Ausnahmen profitieren, wenn sie sie kennen. Vertragliche Regelungen zur Kostentragung sind sehr sinnvoll. Je nach Art der Arbeit bzw. zeitlichem Umfang der Arbeit im Home Office kann der Arbeitnehmer die Kosten für das Home Office steuerlich absetzen.

Planung

Mobiles Arbeiten, agiles Arbeiten und Desk-Sharing lassen sich gut und pragmatisch realisieren – sei es durch schlanke und durchdachte Betriebsvereinbarungen oder Policies. Essentiell für eine gelungene Einführung neuer Arbeitsmodelle ist mithin eine fundierte Planung.