15
Sep
2017
Hotel

FF&E im Hotelmietvertrag

Hinter dem kleinen und unscheinbaren Wort FF&E verbirgt sich ein in der Hotelbranche weitreichendes Feld. FF&E – also “Furniture, Fixtures & Equipment” – beschreibt die Ausstattung und Einrichtung von Hotels. Rechtlich ist dabei insbesondere die Regelung der Verantwortungsbereiche zwischen Mieter / Pächter (im Folgenden: Mieter) und Vermieter / Verpächter (im Folgenden Vermieter) zu beachten. Oftmals kommt es aber wegen fehlender vertraglicher Regelungen zu Unklarheiten und Streitigkeiten, was daran liegt, dass das weite Feld FF&E weder gesetzlich normiert noch allgemeingültig definiert ist.

Definition von FF&E

Vor diesem Hintergrund sollte in jeden Hotelmietvertrag zunächst eine Definition des Begriffs FF&E aufgenommen werden. Nach einer beispielhaften, aussagekräftigen, aber keineswegs allgemeingültig anerkannten Definition handelt es sich bei FF&E um alle Möbel, Einrichtungen und Einbauten sowie die Betriebsausstattung, welche für den ordnungsgemäßen Betrieb eines Hotels in Übereinstimmung mit dem vereinbarten Hotelstandard erforderlich sind, gleichgültig ob es sich dabei um bewegliche oder unbewegliche Gegenstände handelt und ob diese mit dem Gebäude fest verbunden werden.

In Abgrenzung hierzu stellt das SOE (“Small Operating Equipment”) / OS&E (“Operating Supplies & Equipment”) – ebenfalls nach einer beispielhaften Definition – das zum Betrieb eines Hotels erforderliche Kleininventar mit einem Anschaffungswert von weniger als EUR 200,- dar, insbesondere Gläser, Geschirr, Besteck, Wäsche, Kleiderbügel, Werkzeug etc.

Außerdem ist der Begriff IT & Systems vom FF&E abzugrenzen, womit die Hardware und Software für Computer-, Informations- und Telekommunikationssysteme, namentlich also insbesondere Computer, Laptops, Tablets und Telefone gemeint sind.

Bereits an dieser Stelle zeigt sich die praktische Problematik einer fehlenden eindeutigen Definition: Verfügt ein Hotel in seiner Zimmerausstattung standardmäßig über ein Tablet, so stellt sich die Frage, ob dieses – wie auch der obligatorische Fernseher – zum FF&E oder nicht doch zu IT & Systems gehört.

Einbringung des FF&E

Die Notwendigkeit vertraglicher Regelungen besteht auch im Hinblick auf die Verantwortlichkeit und Kostentragung für die Einbringung des FF&E in das Hotel. Historisch wurden Hotels “löffelfertig” verpachtet. Damit gehörten FF&E, SOE / OS&E und IT & Systems stets zum Mietobjekt und wurden dem Mieter vom Vermieter zur Nutzung überlassen. Der heutige Trend geht aus verschiedenen Gründen jedoch in eine andere Richtung – nämlich zu so genannten Hybridverträgen. Dahinter verbergen sich Verträge, die eine Aufteilung des Verantwortungsbereichs für die Errichtung des Hotels und Einbringung des FF&E zwischen Vermieter und Mieter regeln. Mittlerweile ist es üblich, dass der Mieter aufgrund seiner Erfahrung, weitreichenderen Kenntnisse und Lieferantenbeziehungen sowie dem oft besseren Kontakt zu den Hotelketten die Verantwortung für die Einbringung des FF&E übernimmt. Auch steuerliche Erwägungen (Stichwort: gewerbesteuerpflichtige Vermietung von Betriebsvorrichtungen) spielen hier eine Rolle. Aufgrund der engen Schnittstellen zwischen Bau, FF&E, SOE / OS&E sowie IT & Systems ist eine genaue Aufschlüsselung der Zugehörigkeiten der verschiedenen Gegenstände und Bereiche zu den einzelnen Kategorien sowie der Verantwortlichkeiten unbedingt zu empfehlen. Hierzu werden in der Praxis so genannte Schnittstellenlisten verwendet, welche mithilfe einer tabellarischen Übersicht die Zugehörigkeit zu den Kategorien und den jeweiligen Verantwortlichen festlegen. Darin enthaltene und aufgeführte Bereiche sind bespielhaft das Grundstück, die Erschließung, das Bauwerk, dessen Ausbau, innere und äußere Anschlüsse, die Wandverkleidung etc.

FF&E – Zuschuss

Im Gegenzug für diese Leistungen des Mieters gewährt der Vermieter dem Mieter regelmäßig einen Investitionskostenzuschuss für Kauf, Planung und Einbau des FF&E sowie ggf. SOE / OS&E und IT & Systems. Zur Absicherung des gezahlten Investitionskostenzuschusses wird das angeschaffte FF&E dann in der Regel wiederum an den Vermieter sicherungsübereignet. Bei der Berechnung des Investitionskostenzuschusses ist von großer Bedeutung, ob es sich um einen fixen Pauschalbetrag (in der Regel pro tatsächlich hergestelltem Hotelzimmer) oder um einen Maximalbetrag handelt – bei dem eine Auszahlung immer nur gegen Nachweis der Verwendung erfolgt – und wie es sich dann mit der Verrechnung von Mehr- oder Minderkosten verhält.

Instandhaltung / Instandsetzung / Ersatzbeschaffung

Da der Betrieb und Umsatz des Hotels und damit mittelbar auch der Wert der Immobilie oder – bei einer Umsatzmiete – auch die Miethöhe davon abhängen, dass sich das FF&E in einem guten Zustand befindet, hat nicht nur der Mieter, sondern auch der Vermieter ein erhebliches Interesse daran, dass das FF&E sich immer in einem dem vereinbarten Standard entsprechenden Zustand befindet. Die Verpflichtung, das FF&E in diesem Zustand zu erhalten und es, wenn nötig, zu reparieren oder zu ersetzen, liegt ganz typischerweise beim Mieter. Üblicherweise enthalten Mietverhältnisse neben der Schnittstellenliste eine so genannte Abgrenzungsliste, welche die Verteilung der Verantwortung in diesen Bereichen zwischen Mieter und Vermieter detailliert regelt.

Damit der Vermieter eine Sicherheit erhält, dass dem Mieter ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um dieser Erhaltungspflicht nachzukommen, wird in Mietverträgen regelmäßig vereinbart, dass der Mieter eine FF&E-Reserve aus seinem Umsatz zu bilden hat. Ob dies lediglich in Form einer bilanziellen Reserve zu erfolgen hat oder ein separates Konto für die Reserve zu eröffnen ist, auf welches die Reserve tatsächlich eingezahlt wird, hängt wiederum von der vertraglichen Abrede ab. Dabei ist die Interessenlage der beiden Vertragsparteien unterschiedlich: Der Mieter strebt eine bloße bilanzielle Ausweisung an, um den Cash-Flow nicht zu beeinträchtigen, während der Vermieter an echten (Bar-)Rücklagen interessiert ist, die ihm verpfändet werden und auf die er im Bedarfsfall dann auch zugreifen kann.

Vertragsende

Bei Vertragsende stellt sich die Frage, ob das FF&E im Mietobjekt verbleibt, oder vom Mieter zu entsorgen ist. Hintergrund sind die hohen Entsorgungskosten für das FF&E, welches am Ende einer regelmäßig 20-30 Jahre dauernden Mietzeit in der Regel kaum mehr werthaltig ist. Darf das FF&E im Objekt verbleiben, stellt sich außerdem die Frage, ob der Vermieter dem Mieter noch eine Entschädigung für das FF&E zu zahlen hat – wobei insbesondere auch steuerliche Implikationen zu beachten sind. Auch hierzu sollte der Mietvertrag eindeutige Regelungen enthalten, um ein unschönes Ende des Mietvertrags mit Streitigkeiten zu vermeiden.

Fazit

Die rechtlichen Themen und möglichen Auswirkungen in den verschiedenen Regelungsbereichen sind sehr vielschichtig und werden deswegen hier nur im Ansatz wiedergegeben. In jedem Fall sind die zugehörigen Regelungen in Mietverträgen und deren sorgfältige Ausgestaltung von größter Bedeutung. Auch haben steuerliche Erwägungen einen starken Einfluss auf die dargestellten Regelungsbereiche. Diese werden in einem gesonderten Beitrag behandelt.