9
Sep
2017
Europa
Tim Wybitul
Arbeitsrecht, Compliance / Frankfurt
E-Mail: tim.wybitul@hoganlovells.com
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Tim Wybitul

EGMR macht Vorgaben zum Beschäftigtendatenschutz bei der Kontrolle von Mitarbeitern

Der Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte (EGMR) hat in einer aktuellen Entscheidung neue Vorgaben dazu gemacht, welche Kontrollen von Mitarbeitern rechtlich zulässig sind und welche Vorgaben Arbeitgeber hierbei berücksichtigen müssen. Dabei greift der EGMR bereits Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf und setzt Maßstäbe, die Unternehmen bei der Überwachung von Beschäftigten in den kommenden Jahren beachten müssen. Gerade in Bezug auf die vom Arbeitgeber zu gewährleistende Transparenz bei Kontrollmaßnahmen macht der EGMR strenge Vorgaben. Diese entsprechen im Wesentlichen den aktuellen Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts. Im Einzelnen sollten Arbeitgeber Folgendes beachten: 

  • Datenschutzerklärungen: Die Entscheidung zeigt nachdrücklich die Bedeutung transparenter Datenverarbeitungen im Beschäftigungskontext auf. Der EGMR befand, dass es den nationalen Gerichten nicht gelungen war, festzustellen, ob der Kläger von seinem Arbeitgeber vorab angemessen informiert worden war. Hierdurch wird die Notwendigkeit adäquater Datenschutzerklärungen deutlich. Wollen Arbeitgeber Überwachungsmaßnahmen, welche im Einklang mit EU-Recht stehen, einführen, so müssen sie dies gegenüber ihren Arbeitnehmern anhand von angemessenen Datenschutzerklärungen kommunizieren. Eine solche Datenschutzerklärung muss insbesondere folgende Inhalte aufweisen:
    • Möglichkeit der Überwachung: Die Datenschutzerklärung muss die Beschäftigten über die Möglichkeit der Überwachung ihrer Kommunikation informieren.
    • Ausmaß der Überwachung: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer über Art und Ausmaß der Überwachung, bspw. darüber, dass die elektronische Kommunikation überwacht wird, informieren. Die Erklärung sollte in der Regel im Voraus ergehen und die Art der Überwachung deutlichaufzeigen. Hierbei sollte zwischen der Überwachung des Kommunikationsflusses und des Kommunikationsinhaltes unterschieden werden.
    • Einschränkung der Privatsphäre: Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer über den mit den möglichen Überwachungsmaßnahmen verbunden Grad des Eingriffs in ihre Korrespondenz und ihr Privatleben informieren.
    • Anforderungen der DSGVO: Art. 13 und 14 DSGVO werden im Urteil des EGMR nicht ausdrücklich genannt. Jedoch müssen Arbeitgeber ab 25. Mai 2018 die hier normierten Anforderungen an Datenschutzerklärungen beachten. Das bringt weitere Anforderungen an die Transparenz mit sich. Unten finden Sie eine Checkliste für eine Datenschutzerklärung, welche den Anforderungen des Art. 13 DSGVO genügt.

 

  • IT-Nutzungsrichtlinien: Um den vom EGMR geforderten Anforderungen an die Transparenz zu genügen, sind Unternehmen gut beraten, wenn sie klare und gut verständliche IT-Richtlinien erlassen und umsetzen. Unternehmen sollten klare Regelungen für die Nutzung der Unternehmenssysteme festlegen und den privaten Gebrauch jener so weit als möglich verbieten. In den Fällen, in welchen der persönliche Gebrauch der Firmensoftware erlaubt ist, sollte deutlich betont werden, dass von Seiten der Arbeitnehmer keine hohen Erwartungen an den Schutz der Privatsphäre gestellt werden können. Unternehmen sollten ihren Arbeitnehmern als “Basic Message” vermitteln: “Wenn Sie nicht möchten, dass das Unternehmen Zugriff auf gewisse Informationen erhält, speichern Sie diese bitte nicht in unseren Systemen“.
  • Rechtfertigung der Datenverarbeitung: Rechtmäßige Datenverarbeitungen müssen beispielsweise gem. Art. 6 Abs. 1 oder 9 Abs. 2 DSGVO gerechtfertigt sein. Weitere Legitimationsgründe können sich aus Art. 88 DSGVO in Verbindung mit nationalen Datenschutzgesetzen oder Tarifverträgen ergeben. Arbeitgeber sollten in der Lage sein, nachzuweisen, dass sie Beschäftigtendaten in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht verarbeiten. Die nationalen Gerichte werden zukünftig die Rechtfertigungsgründe analysieren müssen. Art. 24 DSGVO legt die Beweislast eindeutig dem Arbeitgeber auf. Dies erfordert eine genaue Dokumentation der jeweiligen Zwecke und der Art und Weise von Datenverarbeitungen. Überdies werden Arbeitgeber nachweisen müssen, dass sie die Arbeitnehmer über ihre internen Richtlinien informiert haben. Bei der Abwägung ob berechtigte Interessen für die Verarbeitung von Daten aus einer Überwachungsmaßnahme vorliegen, müssen die Folgen der Überwachung für den betroffenen Arbeitnehmer und der Nutzen der Überwachungserkenntnisse für den Arbeitgeber einbezogen werden.
  • Datenminimisierung: Bei der Bestimmung der Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen muss ferner untersucht werden, ob die Möglichkeit bestanden hätte, ein Überwachungssystem mit weniger einschneidenden Maßnahmen, als den direkten Zugriff auf den Kommunikationsinhalt des Arbeitnehmers, einzuführen. Insbesondere sollte eine Einzelfallabwägung dahingehend vorgenommen werden, ob das Ziel des Arbeitgebers auch ohne direkten Zugang zu dem gesamten Inhalt der Kommunikation des Arbeitnehmers hätte erreicht werden können.

Fazit

Das Urteil des EGMR ist streng. Das kommt jedoch nicht völlig unerwartet. Die nationalen Gerichte einiger EU Mitgliedstaaten, wie beispielsweise von Deutschland, wenden bereits ähnlich strenge Standards an. Viele Kriterien, die das Gericht aufgestellt hat, spiegeln bereits die Anforderungen der DSGVO wieder. Dies gilt insbesondere in Bezug auf Transparenzanforderungen.

Englische Zusammenfassung

Eine ausführliche Zusammenfassung der Entscheidung mit Empfehlungen für Arbeitgeber finden Sie auch hier auf unserem englischsprachigen Datenschutz-Blog. Dort finden Sie ebenfalls eine Checkliste, mit der Sie die Zulässigkeit von Kontrollmaßnahmen nach den vom EGMR aufgestellten Grundsätzen sicherstellen können.