23
Mrz
2017
IPMT

Organisation der Steuerabteilung nach Matrix-Grundsätzen

Die meisten Konzerne haben eine zentrale Steuerabteilung, die Aufgaben für mehrere Konzerngesellschaften wahrnimmt. Damit erfüllt die Steuerabteilung Pflichten, die rechtlich von den einzelnen Konzerngesellschaften selbst zu erledigen sind. Es kommt zu einer Matrix-Struktur, bei der die betriebswirtschaftliche Organisation und die rechtliche Verantwortlichkeit voneinander abweichen.

 

Verantwortung der Geschäftsleiter

Vorstände und Geschäftsführer haben die steuerlichen Pflichten ihrer Gesellschaft zu erfüllen (§ 34 AO). Kommt es zu einem Verstoß gegen Steuervorschriften, zum Beispiel weil eine Steuererklärung nicht, verspätet, unvollständig oder unrichtig eingereicht wurde, sind grundsätzlich diese Personen verantwortlich. Sie können die Erfüllung der steuerlichen Aufgaben an eigene Mitarbeiter oder Dritte delegieren, es verbleibt aber eine Auswahl-, Instruktions- und Überwachungspflicht. Dies gilt auch, wenn die zentrale Steuerabteilung Aufgaben einer Konzerngesellschaft übernimmt.

Wie genau die Delegation an die Konzernsteuerabteilung ausgestaltet sein sollte, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Allgemein lässt sich sagen:

  • Bei der Auswahl der Mitarbeiter der Steuerabteilung und deren Aufgabenzuteilung werden die Geschäftsleiter der Konzerntochtergesellschaften in der Regel kaum Mitspracherechte haben. Sinn einer Konzernsteuerabteilung ist es, dass Ressourcen durch eine zentrale Steuerung und Aufgabenverteilung möglichst effizient eingesetzt werden. In professionell gemanagten Konzernen wird die zentrale Steuerabteilung jedoch über die notwendigen Mittel verfügen, um die steuerlichen Pflichten der Tochtergesellschaften zu erfüllen, so dass bei der Delegation an die Steuerabteilung kein Auswahlverschulden entsteht.
  • Die Instruktion der Steuerabteilung muss schriftlich erfolgen. Dabei sollte genau geregelt werden, welche Aufgaben die Steuerabteilung übernimmt und wie die Steuerabteilung über steuerrelevante Tatsachen informiert wird. Häufig kommt es zu steuerlichen Fehlern, weil Personen, die für die Erstellung der Steuererklärungen verantwortlich sind, wichtige Sachverhaltsinformationen nicht kennen, zum Beispiel den Inhalt von Verträgen.
  • Wie die Überwachung der Steuerabteilung durch die Geschäftsführer oder Vorstände der Konzerngesellschaften ausgestaltet sein sollte, hängt stark von den Umständen des Einzelfalls ab. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, dass die Steuerabteilung regelmäßig an die Geschäftsleiter berichtet. In jedem Fall müssen die Geschäftsleiter informiert werden, wenn es zu steuerlichen Problemen kommt, zum Beispiel während einer steuerlichen Betriebsprüfung oder wenn Steuererklärungen im Nachhinein berichtigt werden müssen.

Haftungsrisiken

Bei größeren steuerlichen Verstößen werden regelmäßig Straf- oder Bußgeldverfahren gegen die verantwortlichen Geschäftsleiter eingeleitet. Dabei kann ein Bußgeld verhängt werden, wenn diese Vorstände oder Geschäftsführer ihren Instruktions- und Überwachungspflichten leichtfertig nicht nachgekommen sind (§ 378 AO). Bei vorsätzlichen Verstößen kann es zu einer Verurteilung wegen Steuerhinterziehung kommen (§ 370 AO). Zudem können Geschäftsleiter für Steuerschäden gegenüber der Gesellschaft zivilrechtlich haften. Verletzen Geschäftsführer oder Vorstände die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft vorsätzlich oder grob fahrlässig, kann das Finanzamt sie für Steuerschulden der Gesellschaft in Haftung nehmen (§§ 34, 69 AO), was praktisch bei Zahlungsschwierigkeiten der Gesellschaft häufig vorkommt.

Die Geschäftsleiter können sich vor einer persönlichen Haftung schützen, indem sie ihren Auswahl-, Instruktions- und Überwachungspflichten nachkommen und dies auch dokumentieren. Zudem hat die Finanzverwaltung ausdrücklich anerkannt, dass die Einrichtung eines steuerlichen Compliance Management Systems (Tax CMS) ein Indiz gegen vorsätzliches oder leichtfertiges Verhalten sein kann.

In einem vorherigen Blogbeitrag wurden bereits gesellschaftsrechtliche Aspekte von Matrix-Strukturen erörtert. In weiteren Beiträgen sollen datenschutz- und arbeitsrechtliche Gesichtspunkte solcher Strukturen dargestellt werden.